Stary model firmy zakładał, że wszyscy pracownicy spotykają się w jednym budynku, pracując w wyznaczonych godzinach, dzieląc się na poszczególne działy, a następnie zadania. A jednak niemal każda firma nieświadomie korzysta z outsourcingu, nie zdając sobie z tego sprawy. Bo przecież pracownicy nie rozwożą sami paczek oraz poczty, tylko zatrudniane są w tym celu firmy kurierskie. Inny przykład – firmy korzystają z banków, zamiast zbierać pieniądze bezpośrednio od klientów i konwojować je do kasy.
1. Czym jest outsourcing?
Aby zacząć w ogóle rozważania na temat „Zatrudniać czy outsourcingować specjalistów IT?”, zastanówmy się najpierw, czym jest outsourcing. Outsourcing jest kombinacją trzech angielskich słów: „outside”,„resource” oraz „using”, co, najprościej mówiąc, oznacza wykorzystywanie źródeł zewnętrznych, czyli przekazanie części obowiązków profesjonalnej firmie zewnętrznej. Outsourcing najczęściej spotykany jest w takich dziedzinach jak księgowość, szkolenia, audyty, administracja kadrowa i oczywiście IT. W zależności od zapotrzebowań danej firmy, istnieje możliwość outsourcingu pełnego lub selektywnego. W pierwszym przypadku przedsiębiorstwo oddaje kompleksową obsługę danego etapu, procesu produkcji lub świadectwa zewnętrznemu wykonawcy, w drugim zaś firma ma możliwość wyboru, które konkretnie obszary bądź czynności zostaną przekazane firmie zewnętrznej.
2. Kim jest specjalista IT?
Ok, skoro już wiemy, czym jest outsourcing, zastanówmy się, kim jest specjalista IT? Specjalista do spraw IT jest osobą, która odpowiedzialna jest za właściwą pracę systemów komputerowych w danej firmie. To do niego zgłaszają się pozostali pracownicy, gdy ich sprzęt przestanie poprawnie funkcjonować lub ulegnie awarii. Do jego zadań należy między innymi dbanie o bezpieczną i sprawną instalację, konfiguracja sprzętu oraz oprogramowania, konfiguracja sieci LAN (lokalna sieć komputerowa) i WAN (rozległa sieć komputerowa). Czyli krótko mówiąc – specjalista ds. IT odpowiedzialny jest za wsparcie techniczne w zakresie technologii informatycznych. Praca specjalisty ds. IT jest specyficznym zajęciem, ma charakter usługowy, a osoba pracująca na tym stanowisku musi nie tylko być ekspertem w swojej dziedzinie, być samodzielna w swoich działaniach, ale też powinna umieć współpracować z innymi ludźmi.
3. W takim razie odpowiedzmy sobie na pytanie – zatrudniać czy outsourcingować specjalistów IT?
Wiele firm zatrudnia specjalistę IT na stałe, ma on wydzielone stanowisko, pracuje pięć dni w tygodniu, po osiem godzin dziennie, ale czy jest to dobra forma zatrudnienia tego typu pracownika? Często musi on zostać po godzinach, innym razem sprzęt może działać poprawnie. Zastanówmy się więc, czy lepiej zatrudnić, czy outsourcingować specjalistę IT.
Praca stacjonarna to model, do którego przywykli zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Poniżej przedstawię plusy i minusy zatrudniania pracownika w firmie na pełen etat.
Plusy:
- mamy doświadczonego pracownika zawsze na miejscu, dzięki czemu, może on reagować na pojawiające się problemy natychmiast
- może on uczestniczyć w spotkaniach, szkoleniach, co oznacza, że jest na bieżąco nie tylko ze strategią działań firmy, ale też jej problemami związanymi na przykład ze sprzętem
- może nawiązać przyjazne stosunki ze współpracownikami, co może znacznie ułatwić nie tylko komunikację, ale też współpracę
Minusy
- często osoba pracująca na stanowisku specjalisty ds. IT, musi zostawać po godzinach, aby nie „paraliżować” pracy innych współpracowników, kiedy trzeba na przykład skonfigurować sieć, lub zaktualizować oprogramowanie, co wiążę się z wyższą stawką za nadgodziny
- trzeba brać pod uwagę, że pracownik może być niedyspozycyjny na przykład z powodu choroby i nie będziemy mieć specjalisty przez czas jego nieobecności, co może się wiązać z dodatkowymi kosztami
- pracownik, może nie mieć bieżących zadań do wykonania, a i tak będzie mu się należeć wynagrodzenie, za czas spędzony w biurze, ponieważ będzie on ciągle w gotowości, a nie za faktycznie wykonaną pracę
- trzeba zapewnić pracownikowi odpowiednie stanowisko pracy, co wiąże się z kosztami poniesionymi nie tylko na sprzęt, ale też odpowiednio większym biurem
- ograniczenia terytorialne, pracodawca będzie musiał wybierać z kandydatów, którzy się zgłosili, co oznacza, że może nie znaleźć tego idealnego kandydata, ponieważ ten po prostu może się nie zgłosić, ze względu na inne miejsca zamieszkania
Praca zdalna – pracownicy coraz częściej podczas rozmów kwalifikacyjnych, szczególnie tych w branży IT, pytają o możliwość pracy zdalnej. Poniżej postaram się przedstawić nie tylko plusy, ale też minusy takiego rozwiązania.
Plusy:
- pracownik nie traci czasu na dojazdy, nie musimy się więc martwić tym, że będzie miał w szczytowych godzinach problem z dotarciem do miejsca pracy, albo że w ogóle do niej nie dotrze, bo utknie w korku lub komunikacja miejska ulegnie awarii
- decydując się na pracownika zdalnego, firma może wybrać tego idealnego, najlepszego specjalistę, nie ograniczając się na przykład do miasta w którym firma funkcjonuje – trzeba mieć na uwadze, że nie każdy pracownik tak chętnie zdecyduje się na zmianę miejsca zamieszkania
- redukowane są koszta związane z utrzymaniem biura, im mniej pracowników pracuje stacjonarnie, w tym mniejsze biuro firma musi zainwestować, a w te koszta wchodzi też stanowisko pracy: biurko, fotel biurowy czy sprzęt komputerowy
- pracodawca wówczas może uzależnić wynagrodzenie od efektów pracy, a nie od czasu przeznaczonego na jej wykonanie, co jest doskonałą motywacją również dla pracownika, bo ma większą motywację do tego, aby wykonać powierzone zadanie w jak najkrótszym czasie
- osoba pracująca zdalnie może aktualizować systemy w dowolnych godzinach, a pracodawca dzięki temu nie ponosi żadnych kosztów związanych z pracą takiego pracownika po godzinach
- nie trzeba się martwić, że pracownik weźmie np. dzień na żądanie i praca nie będzie wykonana, ponieważ zleconą pracę pracownik outsourcingowy może wykonać w dogodnych dla siebie godzinach, a firma może być pewna, że zadanie zostanie wykonane
- zatrudniając pracownika zdalnie, firma ma możliwość zatrudnienia jeśli nie jednego, to na przykład dwóch czy trzech specjalistów, rozdzielając między nich zadania i płacąc im wyłącznie za wykonane zadanie, a nie za czas spędzony na jego wykonaniu
- zdalny pracownik może pomóc swoim współpracownikom praktycznie w czasie rzeczywistym, bez potrzeby pojawiania się w siedzibie firmy, gwarantując przy tym szybką naprawę systemu w krótkim czasie, bez konieczności przychodzenia do biura i ryzykowania opóźnienia z powodu korków na mieście czy wykolejonego tramwaju
Minusy:
- brak kontaktu z pracownikiem może utrudnić komunikację oraz relację między współpracownikami – część osób chętnie współpracuje i dogaduje się z osobami które widzi na żywo, a nie z którymi rozmawia na przykład wyłącznie przez okienko chatu
- specjalista pracujący zdalnie bez problemu dokona naprawy systemu, czy skonfiguruje sieć, gorzej jeśli sprzęt ulegnie uszkodzeniu mechanicznemu, bo to będzie się wiązać nie tylko z poniesieniem dodatkowych kosztów, ale też z chwilowym wyłączeniem sprzętu z pracy
- trzeba umiejętnie dobrać zaufanego pracownika, ponieważ każda firma ma swoje wrażliwe, albo poufne dane takie jak na przykład dochody, lub osobiste dane pracownika, które nie mogą wpaść w niepowołane ręce
- pracownik zdalny, nie zawsze jest dostępny akurat w tym czasie, w którym go potrzebujemy, oczywiście wszystko jest kwestią umowy, ale nie zawsze da się omówić palące problemy „od ręki”
Reasumując, jak widać, każda forma zatrudnienia ma swoje wady i zalety, niemniej zatrudnienie specjalisty IT w systemie outsourcingu po pierwsze na zdecydowanie więcej zalet niż praca na etacie, po drugie outsourcing ma zdecydowanie więcej plusów niż minusów. Więc odpowiedź na pytanie – zatrudniać czy outsourcingować specjalistów IT? Może być tylko jedna – outsourcingować.
Dowiedz się więcej o możliwościach, jakie daje outsourcing IT: https://ttpsc.com/pl/nearshoring-and-offshoring/